Öffentliche IT-Ausschreibung

Aufgabenstellung:

Im Rahmen einer Prozessoptimierung des eigenen Netzwerk-Betriebs plant ein öffentlicher Auftraggeber, Teilleistungen an einen externen Dienstleister zu vergeben.

Ein in der Planungsphase von amendos entwickeltes Konzept zur Reorganisation des Netzwerk-Betriebs bildet die Basis der Ausschreibung. Hierin ist festlegt, welche Aufgaben vom externen Dienstleister erbracht werden sollen und wie die Zusammenarbeit mit ihm im Rahmen eines Providermanagements zukünftig gestaltet wird.

Unsere Dienstleistung:

Zunächst beraten wir den Auftraggeber bei der Auswahl des geeigneten Vergabeverfahrens. Der Auftraggeber entscheidet sich für ein offenes Verfahren gemäß VGV.

Anschließend erstellen wir auf Grundlage unseres Konzeptes vergaberechtskonforme Ausschreibungsunterlagen, die aus folgenden Teilen bestehen:

  • Einkaufsbedingungen des Auftraggebers, ergänzt um fachspezifische Punkte, die die Vertragsbedingungen betreffen,
  • Eignungs- und Wertungs- bzw. Zuschlagskriterien,
  • Vorgaben zur Realisierung von IT-Leistungen im Unternehmen:
    insbesondere bzgl. Installation, Dokumentation und Abnahmeverfahren,
  • einer exakten Beschreibung der Ausgangssituation, des Soll-Konzeptes und der daraus resultierenden, anzubietenden Dienstleistung,
  • einer detaillierten Spezifikation von Schnittstellen zwischen interner und externer Organisation, der Zusammenarbeit und dem geplanten Providermanagement,
  • SLA-Vorgaben bezüglich der ausgeschriebenen Dienstleistungen,
  • einem Leistungsverzeichnis, das für jede anzubietende Dienstleistung in einzelnen Positionen die jeweiligen Mengen festlegt und Preise anfragt,
  • einem auf den EVB-IT basierenden Vertragsentwurf.

Nach der Auftragsbekanntmachung und dem Versand der Ausschreibungsunterlagen unterstützen wir in der Angebotsphase bei der Beantwortung der Bieterfragen. Im Anschluss erfolgt die Prüfung der eingegangenen Angebote nach formalen, fachlichen und wirtschaftlichen Kriterien. In Abstimmung mit dem Auftraggeber wird eine Dokumentation der Angebotsbewertung inklusive der empfohlenen nächsten Schritte erstellt. Auf dieser Grundlage begleiten wir Bietergespräche zur Klärung von offenen Punkten und ergänzen die Angebotsbewertung anschließend um eine Vergabeempfehlung.