Projektcontrolling

Aufgabenstellung:

Für einen in 25 europäischen Ländern tätigen Industriekonzern ist ein Programm aufzusetzen, das eine europaweite Vereinheitlichung der gesamten IT-Infrastruktur zum Ziel hat. Das Programm besteht aus Projekten zur technischen Harmonisierung der  Infrastrukturkomponenten (d.h. Server, LAN, WAN, TK, Client-Systeme) sowie aus Projekten zur Optimierung der Betriebsorganisation dieser Infrastrukturkomponenten. Für dieses Programm ist ein Projektcontrolling aufzusetzen und während der Laufzeit des Programms zu betreiben. Da die Projektteams des Programms international besetzt sind, ist die Projektsprache Englisch.

Unsere Dienstleistung:

Zunächst werden die Projektauftragsentwürfe geprüft: Ziel ist die Sicherstellung einer eindeutigen Aufgabenstellung und Scope-Festlegung. Im Anschluss wird ein Business Case für das Programm erstellt, der eine Strukturierung in einzelne Projekte und Länder ermöglicht. Mit Freigabe des Programms sind Projektbudgets, Meilensteine, zur Verfügung stehende Ressourcen sowie finanzielle Ziele festgelegt.

Das Aufsetzen des Projektcontrollings beinhaltet folgende Leistungen:

    • Erstellung eines Termine, Kosten und Ressourcen umfassenden Projektplans für das gesamte Programm,
    • Abbilden der Planwerte in allen Beteiligten zugänglichen Tools, Aufbau einer angemessenen Struktur in einem Time-Management-System als Basis für das arbeitspaketbezogene Reporting der Aufwände der Teammitglieder,   
    • Erstellung eines Konzepts, das grundsätzliche Regeln, die Rollen und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Projektcontrollings und Reportings sowie die erforderlichen Prozesse, Reporting-Intervalle usw. konkretisiert; Abbildung der Konzeptinhalte in die Tools,
    • Aufbau einer Reporting-Struktur (Soll-Ist-Vergleich) inklusive Kennzahlensystem zur effizienten Steuerung des Programms durch den Programm Manager sowie Bereitstellung von Reports für Projektteamleiter und relevante Stakeholder,
    • Schulung der Teammitglieder in für sie relevanten Projektcontrolling-Elementen und Verfahren.

    Nach Etablierung des Projektcontrollings werden folgende Tätigkeiten übernommen:

      • Koordination und Qualitätssicherung der Reporting-Prozesse der Projektteams während der Laufzeit des Programms (Ist-Aufwand /-Kosten, Forecast-Veränderungen, realisierte finanzielle Einsparungen),
      • Sicherstellung der Konsolidierung der relevanten Daten sowie Berechnung der Kennzahlen, periodische Erstellung verschiedener Reports für die relevanten Stakeholder-Gruppen,
      • situationsbezogenes Erarbeiten von Maßnahme-Vorschlägen bei Soll-Ist-Abweichungen und weiteren Störungen, Vorbereitung und Begleitung der Steering-Committee-Treffen (Template-basierender Programmstatus-Überblick, notwendige Entscheidungen etc.),
      • Bedienen der Schnittstelle zum IT-Controlling: u.a. Begleitung der Verrechnung der Projektkosten, Anpassung des Servicekatalogs und der Kostenverrechnung von veränderten und neuen Services sowie Mithilfe bei Planung und Verabschiedung von programmbedingten Veränderungen der IT-Budgets,
      • Erstellung von Abschlussreports bei Beendigung des Programms und Präsentation der Ergebnisse vor den relevanten Stakeholder-Gruppen.