Der IT-Einkauf umfasst alle Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens im Bereich der Informationstechnologie. Dazu zählt die Beschaffung von
- Hardware (z. B. Server, Storage-Systeme, PCs, Netzwerktechnik)
- Software (z. B. Lizenzen, Cloud-Dienste, Anwendungen)
- IT-Dienstleistungen (z.B. Wartung, Support, Beratung, Managed Services)
- Baumaßnahmen (z.B. Datenverkabelung, Technikräume, Rechenzentren).
Ziel des IT-Einkaufs ist es, bedarfsgerechte, wirtschaftliche und zukunftssichere Lösungen zu beschaffen, die den Geschäftsbetrieb optimal unterstützen.
Abbildung 1: zu beschaffende IT-Leistungsarten
Der IT-Einkauf lässt sich in operative und strategische Aufgaben unterteilen:
- Operativer IT-Einkauf: umfasst die tägliche Abwicklung konkreter Beschaffungsvorgänge. Dazu gehören Bedarfsermittlung, Angebotseinholung, Preisvergleiche, Bestellung, Vertragsabwicklung und Rechnungsprüfung. Auch die Verwaltung von Lizenzen und die Koordination mit internen Fachabteilungen zählen dazu. Effizienz, Schnelligkeit und Prozesssicherheit stehen hier im Vordergrund.
- Strategischer IT-Einkauf: hingegen befasst sich mit der langfristigen Ausrichtung der IT-Beschaffung. Dazu gehören die Entwicklung von IT-Einkaufsstrategien, die Analyse von Lieferantenmärkten, das Management von Rahmenverträgen, die Gestaltung von Ausschreibungen sowie die Bewertung und Auswahl von IT-Partnern. Ziel ist es, Innovationen zu fördern, Risiken zu minimieren, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherzustellen und die IT-Ausgaben nachhaltig zu optimieren.
Beratungsunternehmen unterstützen Organisationen dabei, ihren Einkauf zu professionalisieren – durch Prozessoptimierung, Tool-Auswahl, Schulungen und die Entwicklung maßgeschneiderter Einkaufsstrategien.
Im öffentlichen Sektor unterliegt die IT-Beschaffung besonderen rechtlichen und prozessualen Anforderungen. Öffentliche Auftraggeber müssen die Vergabevorschriften des öffentlichen Beschaffungsrechts (das Vergaberecht) einhalten, insbesondere
- das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB),
- die Vergabeverordnung (VgV),
- die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).
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