Outsourcing (Auslagerung) ist die Übertragung von bisher intern erbrachten Leistungen eines Unternehmens (=Auftraggeber) an einen Dienstleister (=Auftragnehmer). In der Regel übernimmt ein Dienstleister einen kompletten, in sich geschlossenen Aufgabenbereich. In diesem Fall benötigt der Auftraggeber keine Experten mehr im eigenen Unternehmen. Und beide Parteien vereinbaren die Leistungserbringung und deren Rahmenbedingungen in einem Vertrag. Outsourcing kann auch die Übernahme von Personal und Assets einschließen. Die Steuerung und Kontrolle des Dienstleisters bzw. Service Providers (=Provider-Management) verbleibt im Unternehmen.
Bei einem Outsourcing-Vorhaben werden üblicherweise mehrere Phasen durchlaufen. Der Weg von strategischen Überlegungen bis zur Übernahme des Service-Betriebs durch den Dienstleister wird Outsourcing Lebenszyklus genannt.
Abbildung 1: Outsourcing Lebenszyklus
Die Entscheidung für eine Auslagerung von Services sollte sich aus der Unternehmens-Strategie ableiten, um eine einheitliche Basis für Make-or-Buy-Entscheidungen im Unternehmen sicherzustellen (Phase 1). Danach erstellt das Unternehmen im Rahmen einzelner Projekte jeweils ein Outsourcing-Konzept (Phase 2), das im Kern die Spezifikation der extern zu erbringenden Leistungen enthält. Sobald das Konzept abgeschlossen ist, erstellt das Unternehmen in Phase 3 Auf Basis des Konzepts ein Request-for-Proposal- (RfP-) Dokument, auf dessen Basis es Angebote von verschiedenen Dienstleistern eingeholt. Dann, nach Eingang der Angebote, bewertet es diese, ehe es mit den interessanten Anbietern verhandelt. Nach Abschluss der Verhandlungen erhält der wirtschaftlichste Dienstleister den Zuschlag. Im anschließenden Transistion Projekt (Phase 4) trifft er alle Vorbereitungen zur Übernahme des bei ihm beauftragten Services. Nach Abschluss der Transition übernimmt er den Betrieb der Services (Phase 5).
Der Erfolg eines IT-Outsourcings sollte am Erreichungsgrad der Sourcing-Ziele gemessen werden. Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag IT-Outsourcing – Erfolg richtig messen.