Schulungen: Erfolgsfaktor Mensch in Cloud-Migrationen

Die Migration von Applikationen in die Cloud ist für viele Unternehmen ein strategischer Meilenstein – doch sie ist weit mehr als ein technisches Projekt. Der Erfolg der Einführung der neuen Cloud-basierenden Systeme hängt maßgeblich davon ab, wie gut Anwender eingebunden und auf die neuen Systeme vorbereitet werden. Schulungen spielen dabei eine zentrale Rolle, stehen jedoch vor besonderen Herausforderungen. Dieser Blogartikel beleuchtet diese Herausforderungen, zeigt praxisnahe Lösungen auf und stellt moderne Tools und KI-gestützte Ansätze vor.

 

Cloud-Migrationen, etwa die Einführung von Microsoft 365 (M365) oder die Verlagerung lokaler Systeme zu Microsoft Azure, sind komplexe Veränderungen im Unternehmen. Dabei werden bestehende Anwendungen aus der lokalen Infrastruktur (On-Prem) in eine Cloud-Umgebung überführt. Werden unterschiedliche Services, wie z.B. verschiedene M365 Applikationen über einen längeren Zeitraum schrittweise migriert, orientiert sich die Schulungsplanung am Migrationsverlauf. Die damit verbundenen Schulungsmaßnahmen sollten zeitlich und inhaltlich aufeinander abgestimmt werden, um den gewünschten Schulungseffekt zu erzielen. Hinzu kommen weitere Faktoren, die einen Einfluss haben:

In einem Unternehmen arbeiten Personen mit sehr unterschiedlichen digitalen Kompetenzen. Während IT-affine Mitarbeitende schnell mit neuen Tools zurechtkommen, benötigen andere intensivere Trainings. Fachabteilungen, Führungskräfte oder Außendienstmitarbeitende haben jeweils unterschiedliche Anforderungen und verschiedenen Vorkenntnisse und benötigen auf ihre Rolle abgestimmte Unterstützung.

2. Zeitmangel im Tagesgeschäft

Viele Mitarbeitende haben im Arbeitsalltag kaum Zeit für lange Schulungen. Trainings müssen daher flexibel und effizient in den Arbeitsalltag integrierbar sein – ohne Produktivitätsverluste. Hier kann insbesondere moderne technische Toolunterstützung hilfreich sein.

3. Widerstand gegen Veränderungen

Technologische Umstellungen erzeugen oft Unsicherheit. Wenn Mitarbeitende den Nutzen nicht erkennen oder sich überfordert fühlen, kann dies zu Ablehnung führen – ein Risiko für die gesamte Migration. Das Ziel von Schulungen ist neben Wissensvermittlung somit auch das Schaffen von Vertrauen. Schulungen sind dabei nicht isoliert zu betrachten, sondern dienen als einer der Bausteine im organisatorischen Change Management.

Insgesamt ist der Faktor Mensch entscheidend für den Erfolg von Cloud-Migrationen, wie auch die Lünendonk-Studie 2024 zeigt (siehe hierzu Lünendonk-Studie 2024: Anwendungsmodernisierung und Cloud-Transformation). Daher fließt bei rund der Hälfte der Unternehmen ein erheblicher Teil des Modernisierungsbudgets gezielt in Schulungen und Change-Management, um Überforderung zu vermeiden und Akzeptanz zu fördern.

 

Um die genannten Herausforderungen zu meistern, braucht es eine durchdachte Schulungsstrategie, die technische, organisatorische und menschliche Faktoren gleichermaßen berücksichtigt. Ziel ist es, Mitarbeitende frühzeitig einzubinden, gezielt zu befähigen und den Wandel aktiv mitgestalten zu lassen.

Ganzheitliche Schulungsplanung

Statt isolierter Schulungen für einzelne Applikationen empfiehlt sich, wenn möglich eine übergreifende Strategie – etwa für alle Microsoft 365-Services, wenn mehrere Microsoft-Applikationen über einen längeren Zeitraum eingeführt werden. So entsteht ein konsistentes Lernerlebnis und Redundanzen werden vermieden.

Schulung frühzeitig in Migrationsplanung integrieren

Schulungen sollten nicht erst nach der technischen Umsetzung starten, idealerweise werden sie bereits in der Planungsphase berücksichtigt. So können Mitarbeitende den Wandel aktiv mitgestalten und frühzeitig Kompetenzen aufbauen.

Zielgruppenspezifische Inhalte

Nicht jeder braucht dieselben Informationen: Während IT-Teams tiefgehende technische Admin-Schulungen benötigen, reichen für andere Gruppen praxisnahe Anwendungsbeispiele, welche die Nutzung im Tagesgeschäft widerspiegeln. Individualisierte Inhalte erhöhen gleichzeitig die Relevanz und Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Klare und kontinuierliche Kommunikation

Ein strukturierter Kommunikationsplan ist essenziell, um Mitarbeitende frühzeitig zu informieren, Ängste abzubauen und Vertrauen in den Veränderungsprozess zu schaffen. Dabei geht es nicht nur darum, was kommuniziert wird, sondern auch wie: Mitteilungen oder Beträge über etablierte Kanäle wie Intranet-Beiträge, E-Mails oder Updates über Führungskräfte sorgen für Transparenz. Kommunikation ist hier nicht Bestandteil der Schulung selbst, sondern schafft die notwendige Akzeptanz, damit die geplanten Schulungsmaßnahmen wirksam umgesetzt werden kann.

Anmeldung so einfach wie möglich machen

Je einfacher die Anmeldung zur Schulungen, desto höher die Teilnahmequote. Tools, die eine Anmeldung in wenigen einfachen Schritten ermöglicht, erleichtert den Zugang und Einstieg erheblich. Hierbei sollten möglichst Tools eingesetzt werden, die im Mitarbeiter-Umfeld bereits bekannt und etabliert sind.

Feedback nutzen und Schulungen weiterentwickeln

Schulungen sollten als kontinuierlicher Prozess verstanden werden. Regelmäßig abgefragtes Feedback hilft, Inhalte zu verbessern und neue Bedarfe frühzeitig zu erkennen.

 

Digitale Tools und KI als Enabler

Digitale Technologien eröffnen vielfältige Möglichkeiten, den Schulungsprozess und die Schulungsstrategie effizient zu unterstützen, Lerninhalte zielgruppengerecht aufzubereiten und für alle Mitarbeitenden attraktiv zu gestalten.

Zentrale Schulungsplattformen

Ein zentrales Management in einem Schulungsportal – etwa auf Basis von SharePoint – kann das gesamte Schulungsangebot für die Mitarbeiter übersichtlich bündeln und den Zugang deutlich vereinfachen. Diese lassen sich etwa mit SharePoint Templates realisieren, alternativ gibt es auch fertige Lösungen oder Plattformen, die speziell für das Schulungsmanagement entwickelt wurden, wie zum Beispiel Moodle oder SAP SuccessFactors Learning. Dabei können Prozesse bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung mittels verschiedener, zentral bereitgestellter Funktionen unterstützt und Ergebnisse schneller ausgewertet werden.

• Zugang
  Alle Schulungsangebote sind an einem zentralen Ort gebündelt und einfach erreichbar.
• Planung
  Termine, Lerninhalte und Fortschritte lassen sich zentral verwalten.
• Interaktivität
  Integration von interaktiven Tools für Feedback und Wissenstests
• Automatisierung
  Einsatz von Automatisierungstools ermöglichen z. B. automatische Erinnerungen, einfache Schulungsauswertungen oder -anmeldungen

Beispiel: Microsoft Forms-Umfragen zur Wissensüberprüfung und zum Einholen von Feedback können direkt in das Portal integriert werden. In Kombination mit Power Automate lassen sich Ergebnisse automatisiert auswerten und für die weitere Schulungsplanung nutzen, z.B. zur Optimierung von Inhalten oder für Nachschulungen.

KI-gestützte Schulungsinhalte und Lern-Angebote

Künstliche Intelligenz erweitert die Möglichkeiten digitaler Schulungen, wie z.B. E-Learning-Kurse und interaktive Lernmodule (Videos, Quiz usw.) erheblich, um auf verschiedene Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen. KI kann hierbei sowohl für die zielgruppengerechte Erstellung von Schulungsinhalten als auch für die Individualisierung und Personalisierung von Bildungsmaßnahmen eingesetzt werden. Beispiele hierfür sind:

• • Erstellung von Lerninhalten
    Gen-KI-Tools wie Microsoft Copilot oder ChatGPT können helfen, komplexe Themen verständlich für Schulungen aufzubereiten.
  • Personalisierte Inhalte
    Inhalte können auf basierend auf Mitarbeiter-Rollen, verschiedener Vorkenntnisse und Abteilungen zugeschnitten oder auf Basis des Nutzerverhaltens empfohlen werden.
  • Schnelle Hilfe
    FAQs können automatisch generiert werden und Chatbots beantworten häufige Fragen rund um die Uhr – ohne notwendige menschliche Hilfe.

Die Bitkom Akademie bestätigt den Trend der KI-Nutzung in ihrer Studie Weiterbildungstrends 2024: KI-gestützte Lernformate stoßen auf hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Gleichzeitig zeigt sich jedoch, dass klassische Präsenzformate nach wie vor geschätzt werden – über die Hälfte der Befragten bevorzugt persönliche Schulungen, da diese den direkten Austausch ermöglichen, den digitale Formate (noch) nicht vollständig ersetzen können.

 

Fazit

Cloud-Migrationen sind mehr als ein IT-Projekt – sie sind ein Kulturwandel im Unternehmen. Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie gut die Mitarbeitenden mitgenommen und befähigt werden. Eine durchdachte Schulungsstrategie, unterstützt durch moderne Tools und KI, kann nicht nur Wissen vermitteln, sondern auch Motivation und Akzeptanz fördern.

Unternehmen, die frühzeitig in Schulungen investieren, profitieren langfristig: durch höhere Produktivität, weniger Supportaufwand und eine nachhaltige Nutzung der neuen Technologien. Letztlich kann eine neu eingeführte Applikation erst dann ihre Vorteile ausspielen, wenn Mitarbeitende hierdurch produktiver arbeiten können.