Um ein IT-Outsourcing-Vorhaben erfolgreich umzusetzen, bedarf es einer sorgfältigen Planung und Durchführung. Unser Plakat „IT-Outsourcing“ gibt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Phasen und die dazugehörigen Tätigkeiten eines solchen Vorhabens – von den strategischen Vorgaben über das eigentliche Outsourcing-Projekt bis hin zum Regelbetrieb.
Die Entscheidung eines Unternehmens, bestimmte IT–Service an einen oder mehrere Service Provider zu übergeben, wird häufig zur Erzielung von Kosteneinsparungen oder aufgrund der Konzentration auf das Kerngeschäft getroffen. Damit das Outsourcen von IT–Leistungen tatsächlich ein wirtschaftlicher Erfolg wird, bedarf es einer methodischen Vorgehensweise. Die grundsätzliche Struktur hierfür wird durch verschiedene Outsourcing-Frameworks am Markt geliefert. Der einzige internationale Standard ist die ISO 37500. Wir haben unser Phasenmodell deswegen auch an die ISO 37500 angelehnt; dies gilt analog auch für die Strukturierung in unserem Plakat IT-Outsourcing. Aus unserer Sicht ist es essentiell, Outsourcing-Vorhaben aus der eigenen Strategie abzuleiten. Hierfür ist diese zu konkretisieren und strategische Ziele sind klar zu formulieren. An diesen sind die späteren Outsourcing-Ergebnisse (Angebote von verschiedenen Bietern, erbrachte Services und deren Qualität in der Betriebsphase) zu messen.
Das Outsourcing-Projekt startet mit einer Ist-Analyse, in der insbesondere Prozesse, das aktuelle Service-Portfolio und die erforderliche Qualität der Services, die eingesetzte IT-Technologie, Betriebspersonal, Kosten und sonstige Rahmenbedingungen aufgenommen werden. In den Phasen der Konzeption (Grobkonzept, Feinkonzept) werden dann insbesondere zukünftig extern zu erbringende Services spezifiziert und abgegrenzt. Erforderliche organisatorische und technische Schnittstellen zwischen Auftraggeber und Service Provider sind zudem zu konkretieren. Gleiches gilt für Compliance-Vorgaben und -Mechanismen, Governance-Regeln und Vorgaben für das Zusammenspiel der Parteien sowie das Vergütungsmodell. In der Request-for-Proposal und Vergabe-Phase sind entsprechende Lastenhefte zu erstellen und Ausschreibungsunterlagen zusammenzustellen. Diese sind dann ausgewählten Anbietern zuzusenden. Letztere werden damit aufzufordert, ein passendes Angebot zu erstellen. Die Angebote sind zu vergleichen und dann sind mit ausgewählten Bietern Verhandlungen zu führen. Bei Bedarf sind in dieser Phase zusätzliche Informationen auszutauschen bzw. zu generieren (zum Beispiel durch ergänzende Due Diliguence). Nach Abschluss des Vertrags mit einem der Bieter sind von diesem dann die Vorbereitungen zur Service-Erbringung im Rahmen eines Transition-Projektes zu schaffen. Nach erfolgreicher Abnahme seiner Leistungen durch den Auftraggeber im Projekt kann er dann den Regelbetrieb übernehmen.
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