In der heutigen digitalen Ära spielt Künstliche Intelligenz (KI) eine immer wichtigere Rolle in allen Geschäftsbereichen eines Unternehmens. Wenn Unternehmen IT-Services outgesourct haben, kann KI-Unterstützung besonders im Providermanagement erhebliche Vorteile bieten, indem KI Prozesse automatisiert, Risiken minimiert und die Effizienz steigert. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir zentrale Aufgabenfelder im IT-Providermanagement und zeigen auf, wie KI in diesen Bereichen unterstützen kann. Und: wie KI das Providermanagement verändert.
Hierfür schauen wir uns die sechs Aufgabenfelder Vertragsmanagement, Beziehungsmanagement, Risiko-Management, Performance-Management, Financial Management und kontinuierliche Verbesserung an:
Abbildung 1: sechs zentrale Aufgabenfelder im Providermanagement
Wir werden je Aufgabenfeld kurz einen Überblick über die Inhalte geben. Anschließend werden wir aufzeigen, wie KI den Mitarbeiter im Providermanagement in diesem Aufgabenfeld unterstützen beziehungsweise entlasten kann. Dabei können verschiedene KI-Systeme zum Einsatz kommen.
Da zunehmend neueste Versionen von IT-Systemen mit KI-Funktionalität ausgestattet werden, bietet es sich zunächst an, die KI-Funktionen der im eigenen Unternehmen schon vorhandenen IT-Systeme zu nutzen. Dies können neben generativen KI-Systemen wie ChatGPT oder MS-Copilot sein: das Vertragsmanagementsystem, Lieferantenmanagementsystem, ERP-System, Servicemanagement-System usw.
1. Vertragsmanagement
Aufgabenfeld: Im Vertragsmanagement geht es darum, Verträge mit IT-Dienstleistern zu erstellen, zu verhandeln, zu überwachen und zu erneuern. Dies umfasst die Sicherstellung der Einhaltung von Vertragsbedingungen und die Verwaltung von Vertragsänderungen.
KI-Unterstützung: KI kann Vertragsanalysen automatisieren, indem sie Verträge auf Einhaltung von Bedingungen überprüft und potenzielle Risiken identifiziert. Durch den Einsatz von Natural Language Processing (NLP) können Verträge schneller und genauer analysiert werden. KI-gestützte Systeme können auch Vertragsverhandlungen unterstützen, indem sie historische Daten analysieren und optimale Verhandlungsstrategien vorschlagen.
2. Beziehungsmanagement
Aufgabenfeld: Das Beziehungsmanagement umfasst die Pflege und Entwicklung von Beziehungen zu IT-Dienstleistern. Ziel ist es, eine langfristige und produktive Zusammenarbeit sicherzustellen.
KI-Unterstützung: KI kann durch die Analyse von Kommunikationsmustern und Feedbacks helfen, die Zufriedenheit der Dienstleister zu überwachen und frühzeitig auf mögliche Probleme hinzuweisen. KI-gestützte Chatbots können zudem als erste Anlaufstelle für Anfragen und Probleme dienen, was die Reaktionszeit verkürzt und die Beziehung stärkt.
3. Risikomanagement
Aufgabenfeld: Im Risikomanagement geht es darum, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit IT-Dienstleistern zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Dies umfasst insbesondere finanzielle, operationelle und Compliance-Risiken.
KI-Unterstützung: KI kann durch Predictive Analytics potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen vorschlagen. Machine Learning-Algorithmen können historische Daten analysieren und Muster identifizieren, die auf zukünftige Risiken hinweisen. Dadurch können Unternehmen proaktiv handeln und Risiken minimieren.
4. Performance-Management
Aufgabenfeld: Das Performance-Management beinhaltet die Überwachung und Bewertung der Leistung von IT-Dienstleistern. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Dienstleister die vereinbarten Leistungen erbringen und kontinuierlich verbessern.
KI-Unterstützung: KI kann durch die Analyse von Leistungsdaten und KPIs (Key Performance Indicators) die Leistung der Dienstleister in Echtzeit überwachen. Anomalien und Abweichungen können sofort erkannt und gemeldet werden. Zudem können KI-gestützte Systeme Vorschläge zur Leistungsverbesserung machen und Benchmarks setzen.
5. Financial Management
Aufgabenfeld: Das Financial Management umfasst die Budgetierung, Kostenkontrolle und Abrechnung im Zusammenhang mit IT-Dienstleistern. Ziel ist es, die finanziellen Aspekte der Zusammenarbeit effizient zu verwalten.
KI-Unterstützung: KI kann durch die Automatisierung von Rechnungsprüfungen und Kostenanalysen die Genauigkeit und Effizienz im Financial Management erhöhen. Predictive Analytics kann zudem helfen, zukünftige Kostenentwicklungen vorherzusagen und Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
6. Kontinuierliche Verbesserung
Aufgabenfeld: Die kontinuierliche Verbesserung zielt darauf ab, Prozesse und Leistungen in den IT-Services sowie im Providermanagement stetig zu optimieren. Dies umfasst die Identifikation von Verbesserungspotenzialen und die Implementierung entsprechender Maßnahmen.
KI-Unterstützung: KI kann durch die Analyse von Prozessdaten und die Identifikation von Engpässen und Ineffizienzen zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen. Machine Learning-Algorithmen können Vorschläge zur Prozessoptimierung machen und die Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen überwachen.
Resultierende Veränderungen für Mitarbeiter im Providermanagement
Durch den Einsatz von KI im IT-Providermanagement verschieben sich die Aufgabenschwerpunkte der Mitarbeiter. Routineaufgaben und manuelle Tätigkeiten werden zunehmend automatisiert, wodurch sich die Mitarbeiter auf strategische und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Die Kompetenzanforderungen verändern sich dahingehend, dass technisches Verständnis und die Fähigkeit, mit KI-Systemen zu arbeiten, immer wichtiger werden. Zudem gewinnen analytische Fähigkeiten und das Verständnis für Datenanalyse an Bedeutung.
Insgesamt führt die Integration von KI zu einer effizienteren und proaktiveren Arbeitsweise im IT-Providermanagement. Mitarbeiter können sich stärker auf die Pflege von Beziehungen und die strategische Ausrichtung konzentrieren, während KI-Systeme die Datenanalyse und Prozessoptimierung übernehmen. Dies schafft nicht nur einen Mehrwert für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter, die sich in ihrer Rolle weiterentwickeln und neue Kompetenzen erwerben können.
Fazit – KI-Unterstützung im Providermanagement
Die Nutzung von KI im Providermanagement bietet zahlreiche Vorteile und kann die Effizienz und Effektivität in den verschiedenen Aufgabenfeldern erheblich steigern. Unternehmen, die frühzeitig auf KI setzen, können sich einen Wettbewerbsvorteil sichern und ihre Providermanagement-Prozesse zukunftssicher gestalten. Sie müssen sich aber auch um die rechtzeitige Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter im Providermanagement und mittelfristig auch um die Reduzierung von Personalressourcen kümmern.